ICT en Inkoop laten samenwerken

Wilco Veuger

Wilco Veuger

Ik help ICT-managers van publieke organisaties zoals zorginstellingen en woningbouwverenigingen met het optimaliseren van hun samenwerkingen met ICT-leveranciers.

Wilco Veuger

Wilco Veuger

Ik help ICT-managers van publieke organisaties zoals zorginstellingen en woningbouwverenigingen met het optimaliseren van hun samenwerkingen met ICT-leveranciers.

Afdelingen kunnen niet zonder elkaar en zeker niet wanneer er een ICT component aanwezig is. Zo regelt HR de in- en uit dienst processen/procedures. Grote kans dat dit allemaal geautomatiseerd is en als dat zo is dan is ICT erbij betrokken.

Voor elk nieuw softwarepakket, wat nog wel eens door een afdeling wordt ingekocht, zou ICT bij betrokken moeten worden. Dat dat niet altijd gebeurt dat is een andere discussie. Punt is vooral dat in die situatie een contract en ook een SLA opgesteld moet worden. Het contract wordt vaak nog wel via inkoop geregeld. Maar de SLA…? Wat er dan gebeurt is dat de SLA door de leverancier (eenzijdig) wordt opgesteld. Dan mis je de samenwerking met ICT vanuit de organisatie. En in de gevallen dat de aanbesteding wel netjes als opdracht door Inkoop wordt uitgevoerd, heeft Inkoop dan inzicht in de noodzakelijke randvoorwaarden die vanuit ICT gelden om het software pakket optimaal te implementeren en te laten onderhouden?

Mits de kennis voorhanden is wil je dat ICT en Inkoop samen kijken naar welke eisen er gesteld moeten worden bij een aanbesteding. ICT levert punten op vanuit de techniek en ICT processen aan Inkoop. Afdeling Inkoop kan die informatie meenemen in de weging om zo beter te selecteren welke leverancier past bij de organisatie en de vraag.

Welke punten je bijvoorbeeld kunt meenemen zijn;

  • De openingstijden van de helpdesk. Matcht deze met de openingstijden van de eigen helpdesk?
  • Is er 24/7 ondersteuning nodig?
  • Wanneer mag er wel/niet (gepland) onderhoud uitgevoerd worden? Kan dit op een vastgesteld tijdstip uitgevoerd worden?
  • Wat precies levert de leverancier en waar is de leverancier verantwoordelijk voor? Of waar is de leverancier juist NIET verantwoordelijk voor?

Denk ook eens aan bijvoorbeeld de ITIL/Agile Scrum/BISL/ASL/etc. processen als die voor jullie van toepassing zijn. Hoe zorg je dat die op de juiste punten kunnen samenwerken?

Dit helpt te voorkomen dat je een leverancier selecteert die niet match met het volwassenheidsniveau van jouw organisatie. Je wilt een leverancier die minstens op hetzelfde niveau acteert en liever verder is dan de eigen organisatie. Zodat jullie als organisatie er beter van worden, dat is immers waar je voor betaalt. Je wordt er niet wijzer van als jullie je eigen leverancier moet uitleggen hoe het werkt.

Het loont dus om binnen je eigen organisatie de verschillende afdelingen in werkwijze op elkaar te laten afstemmen waar er raakvlakken zijn. Dit maakt de organisatie als geheel sterker.

Deel dit bericht!

Gerelateerde artikelen

Neem contact met me op!