Bij veel ICT-afdelingen is leveranciersmanagement een onderbelicht onderdeel. Terwijl sterke leveranciersrelaties essentieel zijn voor een goed functionerende (ICT-)organisatie. Ik help jouw organisatie bij het optimaliseren van die relaties.
Door mijn jarenlange ervaring in de ICT binnen grote private organisaties als Heineken, ABN AMRO en Robeco en publieke organisaties waaronder De Alliantie, stichting De Opbouw, Zorggroep Almere en Zorgpartners Midden-Holland, weet ik snel de vinger op de zere plek te leggen. Ik breng de knelpunten in de samenwerkingen met ICT-leveranciers in kaart en neem de regie in handen, resulterend in snellere en betere afspraken.
Ondanks dat ICT-leveranciers heel specialistisch kennis in huis hebben, lopen samenwerkingen met opdrachtgevers regelmatig mis door een gebrek aan duidelijke afspraken onderling. Een gezond fundament op terug te vallen bij discussies ontbreekt. Dit kan al snel leiden tot een verstoorde relatie, in veel gevallen resulterend in beëindiging van de samenwerking door de opdrachtgever. Met alle nadelige gevolgen van dien: de selectie van nieuwe leveranciers of zelfs een tijdrovend uitbestedingstraject, een nieuwe leverancier die de organisatie moet leren kennen en de installatie van andere soft- en/of hardware. Liefst ook nog met een soepele overdracht van de oude naar de nieuwe leverancier. Lastig in het geval van een verstoorde relatie. Kortom: Je bent minimaal een paar maanden verder.
Het maken van goede en heldere afspraken met leveranciers is op meerdere vlakken essentieel. Zo kun je relaties beter onderhouden, bij discussies of onduidelijkheid heb je iets om op terug te vallen en je kunt afspraken aanpassen aan de veranderende werkelijkheid.
Had dit voorkomen kunnen worden? Misschien niet helemaal. Soms is een leverancier gewoon niet goed genoeg. Wat in elk geval beter had gemoeten: om een gesprek te kunnen voeren over de kwaliteit van de dienstverlenging – en in het slechtste geval om goed afscheid te kunnen nemen – heb je een helder vertrekpunt nodig.
Een samenwerking met een externe ICT-leverancier begint bij het vastleggen van alle afspraken over de dienstverlenging in een SLA (serviceniveau-overeenkomst) en DAP (Dossier Afspraken en Procedures). Ook periodieke rapportages en evaluaties zijn belangrijk. In de meeste gevallen levert dit een verbetering van de dienstverlening op.
Schiet een leverancier voortdurend tekort in z’n dienstverlening, dan kan dit door de eerder vastgelegde rapportages en evaluaties daadwerkelijk aangetoond worden. Een eventuele beëindiging van de samenwerking realiseer je daardoor ook veel makkelijker.
Kortom: maak bij aanvang van een samenwerking heldere afspraken én investeer tijd in periodieke evaluatiemomenten. Zo heb je iets om op terug te vallen bij tegenvallende dienstverlening, kun je op tijd bijsturen en bouw je aan een sterke onderlinge relatie.
Samen met de opdrachtgever formuleer ik een helder doel. Met dat als uitgangspunt maak ik een voorstel, een duidelijk kader voor de opdracht. Daarna gaan we concreet aan de slag, waarbij we kleine stappen maken, dan feedback verzamelen en vervolgens de plannen aanscherpen. Zo houden we controle op het proces en kunnen we tijdig bijsturen.
Hoe we de samenwerking daadwerkelijk invullen hangt af van een aantal factoren, waaronder de mate van volwassenheid van de organisatie en de omvang van de IT-afdeling.
@Copyright 2021 – 2025 Wilco Veuger | privacyverklaring | Design & realisatie door Marloes Verhofstadt
