Business processen in kaart

Business processen vastleggen geeft zoveel inzicht; welke business processen zijn aanwezig in de organisatie? En welke zijn het belangrijkst? Als je dit niet in kaart hebt of helemaal geen zicht op hebt, hoe weet je dan dat je afspraken met leveranciers sluitend zijn voor je dienst verlening? Het is het terrein van een (Enterprise) Architect als je het specifiek wilt maken in wie ervoor kan zorgen dat het in kaart gebracht kan worden.

Wat heb je er dan aan in relatie tot leveranciers? Die informatie helpt om het besluit te maken wat voor dienst je wilt afnemen; heb je bijvoorbeeld 27*7 nodig? Moet iemand naar een locatie toe? En zo ja, hoe snel moet hij er dan zijn? Welke prioriteiten onderken je? En hoe snel moet een verstoring verholpen zijn? Ook vragen over kwaliteit (beschikbaarheid) en prestaties kun je dan stellen als je de business processen in kaart hebt. Dan heb je ook een beeld wanneer die business processen worden gestart en/of op welke momenten die processen niet gehinderd mogen worden. Sommige business processen lopen continue door, maar andere processen zoals salarisbetaling kent een korte periode wanneer het allemaal moet werken. Dat heeft dus ook invloed op de afspraken die je moet maken met een leverancier. Tegelijkertijd is het ook goed om te weten dat je geen 27*7 support nodig hebt, omdat een business proces enkel tijden kantooruren beschikbaar hoeft te zijn. Daar kun je aanzienlijk in de kosten besparen.

Naast goede leveranciers afspraken is het aan te raden om zelf te zorgen dat je de zaken goed op orde hebt. Hoe steviger je je de eigen ICT organisatie hebt staan en daar afspraken hebt gemaakt. Des te makkelijker werkt het richting je leveranciers. Je weet namelijk wat je in huis hebt en wat je nodig hebt om je dienst goed te kunnen leveren/aanbieden. Zoals altijd is het altijd een samenspel tussen de eigen ICT organisatie en de partners met je werkt. Er mag gestapt worden uit dogmatisch denken en gekeken worden waar flexibiliteit ligt. En ook wie welke rol heeft, zodat de juiste persoon ingezet wordt en de juiste methodieken (ITIL, TOGAF, BISL, Agile Scrum, etc) op de juiste manier worden ingezet.

Als je de business processen in kaart hebt dan is er ook sprake van onderhoud op deze informatie. Dit helpt ook met input richting je leveranciers afspraken. Omdat je weet dat er een nieuwe proces bij komt of dat deze is gewijzigd helpt dit om afspraken bij te stellen. Zo ben je niet 1x in control, maar blijf je in control. Grip op je eigen organisatie, de samenwerking met de business en zo dus ook richting je eigen leveranciers.